Professional Organizing

Professional Organizers zijn er om uw dagelijks werk of uw dagelijks leven een stuk makkelijker te maken. Zij zijn er om u (tijdelijk) te ondersteunen bij het aanbrengen van structuur en het creëren van orde en overzicht in tijd en ruimte.

Keuze Professional Organizer
De keuze van een organisatie professional is belangrijk. Kan hij of zij u ondersteunen bij uw vraag en, belangrijker nog, klikt het tussen u beide. Bij The Square Office gaat u samenwerken met Erik Kuiper. Bij contact kunt u meer over hem lezen en zijn CV downloaden.

Graag geven wij u een aantal tips waarop te letten bij het kiezen van een professional Organizer, u treft deze hier aan.

Standaard pakketten
Om het voor u gemakkelijker te maken bieden wij, naast maatwerk, een aantal standaard pakketten aan voor vragen die regelmatig voorkomen. Deze treft u hieronder aan. Klik, in het menu aan de linkerkant, op het pakket van uw keuze en ontdek direct wat u van ons kunt verwachten, of lees rustig verder dan komt het allemaal langs.

De pakketten zijn:

  • kantoor op orde;
  • persoonlijke assistent voor een dag;
  • verhuisplanner.

Wat, voor wie & hoe

Wat kan een professional Organizer voor u betekenen? 
Organisatie professionals zijn specialisten in het aanbrengen van structuur in de breedste zin van het woord. Een professional Organizer begeleidt en adviseert bij het creëren van orde en overzicht in tijd en ruimte. Op het werk kan een professional Organizer uw coach zijn bij het creëren van overzicht op tijd en taken, rust brengen in werkprocessen, organiseren van digitale en papieren informatie en de fysieke werkruimte.

Hoe kunt u uw tijd zo effectief mogelijk gebruiken, zodat u toe komt aan de wezenlijke zaken en zich niet gehaast voelt? Hoe kunt u uw spullen of informatie zo beheren dat u alles snel kunt vinden met een gevoel van overzicht en orde? De professional Organizer vindt in samenspraak met u een antwoord op deze vragen.

Structuur in tijd, taken en ruimte
Het resultaat van professional organizing is concreet: een opgeruimd bureau zonder stapels papier, overzichtelijk ingerichte kasten, een goed werkende agenda en een vlotte afhandeling van taken, post of e-mail.

Een Professional Organizer draagt zijn kennis en vaardigheden over en zorgen voor een blijvende gedragsverandering. Zowel bij u zelf als bij uw secretariaat en collega’s.

Wilt u uw werkprocessen efficiënter inrichten?

The Square Office helpt u bij:

  • timemanagement;
  • het structureren van informatie;
  • het effectief verwerken van informatiestromen, zoals e-mail;
  • het structureren van workflowprocessen;
  • bijdragen tot samenwerken en werkoverleggen.

Ook bewijst The Square Office haar waarde bij:

  • het adequaat inrichten van ruimtes;
  • een te hoge workload;
  • het opzetten van nieuwe digitale of papieren archiefstructuren;
  • het vlot toegankelijk maken van de belangrijkste instrumenten en informatiebronnen in het werk;
  • kennismanagement;
  • samenwerkingsvraagstukken en aansturingssvragen.

Wanneer?

Bedrijven schakelen The Square Office in bij:

  • werkdruk en stress;
  • onhanteerbare archieven;
  • toevoegen van specifieke kennis aan een projectgroep;
  • als vormen van samenwerking stagneren;
  • (tijdelijk) personeelstekort;
  • ontbreken van sturing en richting op het secretariaat, in een projectgroep, etc.;
  • inefficiënte werkgewoonten;
  • versterking van kennis en vaardigheden bij Outlook en e-mailgebruik;
  • het indelen van werkzaamheden;
  • bedrijfsverhuizingen.

De resultaten zijn:

  • meer rust;
  • meer overzicht;
  • meer planningsvaardigheden;
  • voortgang van werkzaamheden;
  • continuïteit;
  • tevreden klanten;
  • meer tijd over voor kerntaken;
  • minder overwerk;
  • betere samenwerking;
  • minder tijd kwijt aan zoeken;
  • toegankelijke archieven.

Werkwijze
In het werken met een professional Organizer staat de klant met zijn of haar wensen centraal. Na een oriënterend gesprek waarin problemen en wensen worden geïnventariseerd, wordt samen met u een plan van aanpak vastgesteld, dat bijvoorbeeld kan resulteren in:

  • één of meer dagen achtereen ter plekke gezamenlijk opruimen en ordenen;
  • een aantal uren per week zelfstandig uitvoeren van het dagelijks werk;
  • een training, workshop of coaching;
  • periodieke bijeenkomsten met een afgebakende lengte, waarin telkens een deel van de afgesproken werkzaamheden wordt uitgevoerd;
  • regelmatig (telefonisch) advies.

Ter afsluiting volgt er meestal een evaluatie in de vorm van een bezoek, een terugkomdag of een telefonisch gesprek. Professional organizing is een middel om structuur en overzicht aan te brengen in tijd, taken en ruimte, met als doel een betere kwaliteit van werken en leven.

Bron: o.a. Beroepsvereniging Nederlandse Professional Organizers (NPBO)

Pakketten

Kantoor op orde

Doel
Een kantoor of werkomgeving die niet meer functioneel is, doordat er chaos heerst en structuur ontbreekt, weer werkbaar maken en werkbaar houden.

Werkwijze

  • bespreken en bekijken huidige situatie (op kantoor);
  • vaststellen van het te bereiken doel;
  • schriftelijke rapportage van te ondernemen activiteiten met plan van aanpak;
  • tussentijds kantoor bezoek van 1½ uur halverwege het traject;
  • ondersteuning via mail en telefoon;
  • evaluatie gesprek op kantoor van 1½ uur na afronding van het traject.

Kosten
€ 600,- (exclusief BTW en reiskosten). Dit betreft een adviesdienst, uitvoering gebeurt door de opdrachtgever zelf.

Nu zelf opruimen of…
Na het lezen van het plan van aanpak kunt u er voor kiezen om zelf aan de slag te gaan met het op orde brengen van uw kantoor. U kunt er ook voor kiezen om dit door The Square Office te laten doen of het samen met The Square Office te doen. Dit gebeurt op basis van het uurtarief. Meer informatie kunt u lezen in het keuzemenu bij tarieven.

Persoonlijk assistent voor een dag 

Doel
Ondernemers en ZZP-ers die als organisatie te klein zijn voor een eigen persoonlijk assistent een dag per week, een dag per maand of per zelf te kiezen periode ondersteunen bij het uitvoeren van diverse secretariële en ondersteunende activiteiten.

Hierbij kan gedacht worden aan:

  • post & mail verwerken;
  • uitwerken van evaluaties, aantekeningen, flip-over vellen, etc.;
  • kleding ophalen en/of wegbrengen naar de stomerij;
  • archiveren;
  • kantoor- en/of kantine benodigdheden aanvullen;
  • etc.

Kosten
€ 500,- per dag (exclusief BTW en reiskosten). Eventueel uit te voeren in twee halve dagen. Deze ondersteuning kan zowel geleverd worden bij u op kantoor, op uw werkplek thuis of vanuit het kantoor van The Square Office.

Verhuisplanner

Doel
Het plannen, organiseren en begeleiden van een (interne) bedrijfsverhuizing zodat alles, op het gewenste moment, weer operationeel is.

Werkwijze

  • bespreken soort verhuizing (intern of extern);
  • bespreken wat er verhuisd moet worden (zowel fysiek als virtueel) en of er nog rekening gehouden moet worden met speciale zaken (veiligheid, etc.);
  • schrijven plan van aanpak;
  • bespreken voortgang;
  • vastleggen wie welke activiteiten uitvoert;
  • begeleiden verhuizing.

Kosten
Deze dienst wordt uitgevoerd op basis van het dagdeeltarief. Na de voorbespreking zal In het plan van aanpak een indicatie worden gegeven van de te verwachten kosten. Wanneer er in de praktijk meer tijd nodig is zal dit gemeld worden aan de opdrachtgever. Informatie over de kosten kunt u lezen in het keuzemenu bij tarieven.

Het kiezen van een Professional Organizer

Hoe kies je een professional Organizer?
Misschien heeft u al vele malen geprobeerd zelf uw zaken op orde te brengen, trainingen gevolgd of laten volgen, maar nog niet het gewenste resultaat gekregen. U besluit nu een professional Organizer in de arm te nemen. Waarom ook niet? Laat een expert u helpen uw doel te bereiken. Het hoeft niet moeilijk te zijn om een voor u een geschikte Organizer te vinden.

Als u weet welke dienstverlening u nodig heeft en welke persoon bij u past, wijst de rest zich vanzelf. 

Wat voor soort professional Organizer heeft uw bedrijf nodig?
Uw bedrijf zoekt een professional Organizer die ervaring heeft in het bedrijfsleven. Er zijn Organizers met een breed scala aan diensten en er zijn Organizers die zich op een bepaald gebied gespecialiseerd hebben. Denk daarbij aan: het geven van diverse in-company-trainingen, organisatie van (bedrijfs)opleidingen, timemanagement, computermanagement, secretariële dienstverlening, etc.

Waar start de zoektocht naar de juiste Organizer?
De zoektocht naar de juiste Organizer begint, vaak, via internet of na het lezen van een advertentie. Er zijn relatief veel Professional Organizers aan het werk in de markt. Voor het gemak is het vaak het prettigs om iemand te kiezen die bij u uit de omgeving komt. Dit maakt het samenwerken een stuk eenvoudiger.

Hoe selecteer je de juiste professional Organizer?
Leg vooral eerst contact met meerdere Organizers voor u een definitieve keuze maakt. Bel een Organizer op of wissel e-mails uit. Wilt u eerst persoonlijk kennismaken, dan is dit mogelijk; houdt er rekening mee dat daar kosten aan verbonden kunnen zijn. Vraag hier gerust naar. In eerste instantie is het natuurlijk van belang dat het klikt tussen u en de Organizer van uw keuze. Daarnaast is kennis en ervaring ook belangrijk. Het best kunt u kiezen voor een Organizer die een opleiding tot Professional Organizer heeft gevolgd en/of lid is van de NPBO (Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers).

Laat bij het maken van de keuze niet alleen het tarief de doorslag geven maar kijk naar het totaal. Een Organizer kost geld maar gaat u uiteindelijk ook iets opleveren. In de praktijk verdient u de gemaakte kosten dan ook snel weer terug.

Mocht u na het eerste bezoek van een professional Organizer besluiten dat u zich niet comfortabel voelt bij zijn of haar specifieke manier van werken, dan moet het mogelijk zijn om de voortzetting stop te zetten. Zorg er wel voor dat de Organizer weet hoe u zich voelt. Misschien kan hij of zij een collega aanbevelen met wie de samenwerking beter kan verlopen.

Welke vragen zou je kunnen stellen om een Organizer te vinden die bij u past?

Een paar voorbeelden:
Waaruit bestaat precies uw dienstverlening? Waarin bent u gespecialiseerd? Hoelang bent u al professional Organizer? Wat is uw achtergrond, welke werkervaring hebt u? Werk ik met u samen of met iemand anders? Wat kunt u zeggen over de werktijd die we samen nodig zullen hebben of hoe bepaalt u die? Wat is uw tarief en hoe is dit opgebouwd? Kunt u mij referenties opgeven?

Uw contact met de professional Organizer zal heel persoonlijk zijn. Een ervaren professional Organizer stelt veel vragen. Over uw zelf, uw bedrijf, uw manier van werken, waarnaar u op zoek bent. Maar ook over wat u tot nu toe belemmerd heeft om uw zaken op orde te krijgen en te houden. Dat is niet uit nieuwsgierigheid. Men wil u leren kennen, uw doelen begrijpen en bepalen of er een goede samenwerking kan zijn op basis van wederzijdse persoonlijkheden en inzichten. Wees dus vooral niet te bescheiden. Het is in uw eigen belang om open te zijn over uw zelf en dat wat u wilt bereiken. Vraag dus gerust om een CV en bekijk, voor u contact legt, goed de website. Daar worden waarschijnlijk al veel vragen beantwoord.

Wat kost een professional Organizer?
Zoals bij veel beroepsgroepen het geval is, verschillen de tarieven op basis van kennis en ervaring, reisafstand en concurrentie. Veel professional Organizers hanteren een tarief per uur of per dagdeel. Anderen stellen een totaalprijs vast voor het behalen van een concreet omschreven eindresultaat. Weer anderen laten die keuze aan u over. Het is belangrijk voor uw zelf een prijs te bepalen die u voor uw doel over hebt en die haalbaar is. Kies echter niet een professional Organizer alleen op basis van de prijs. Kennis, ervaring en de persoonlijkheid van de Organizer zijn net zo belangrijk voor de ‘klik’ tussen u en de Organizer. De ‘klik’ die het mogelijk maakt om het werk naar wens en in de kortst mogelijke tijd uit te voeren.

Bron: o.a. Beroepsvereniging Nederlandse Professional Organizers (NPBO)


Puur praktisch! Tips van professional Organizers voor thuis en op kantoor 

Dit handige boekje op zakformaat biedt u een kijkje in de keuken van verschillende Organizers. U leert de Organizers bovendien beter kennen aan de hand van de betreffende tips.
Wat is hun vakgebied, hoe kijken zij aan tegen zaken in huis en op kantoor?
Hoe gaan zij om met tijd en energie?
Het is het topje van een ijsberg, elke Organizer heeft eigen specialiteiten en kan op maat gesneden adviezen verstrekken.

Puur praktisch! bevat 127 tips van ruim 50 verschillende Organizers over:

  • snel terugvinden begint bij goed opbergen;
  • de kunst van het opruimen;
  • slim met tijd omgaan, levert tijd op;
  • structuur in wonen en werken;
  • bewust omgaan met uw energie;
  • wegwijs in de (persoonlijke) administratie;
  • handige hulpmiddelen;
  • het gemak van de computer.

Puur praktisch! is een uitgave van de NBPO. De kosten bedragen € 5,50 (excl. porto- & verzendkosten). Puur praktisch! is uitsluitend verkrijgbaar bij Professional Organizers die lid zijn van de NBPO.

Wilt u in het bezit komen van Puur praktisch!?
Maak dan een bedrag van € 7,50 over op rekening 5354898 t.nv. The Square Office te Zaandam. Na ontvangst van de betaling sturen wij het boekje naar u op.

Lid van:
Lid van: NBPO